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        如何借助PPT作好你的報告 精選

        已有 8952 次閱讀 2020-8-8 08:26 |個人分類:科研教育|系統分類:教學心得

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        [博主按:本文是本博主(馬臻)寫的,已發《中國研究生》2020年第7期。]

        讀研期間,研究生需要作很多場報告——在課堂上,你要講PPT,接受任課老師的考核;在課題組,你要作文獻閱讀報告,并匯報自己的研究進展;在院系,你要參加開題報告、中期考核、畢業論文答辯;在校外參加學術會議,你要作學術報告。今后走上工作崗位后,你還是有機會在PPT的輔助下,作述職報告或者向客戶介紹你們公司的產品。作報告,是一種重要的職業生存技能。

        在報告過程中,我們要把自己想講的內容說清楚,讓聽眾聽懂,以達到最佳表現效果。為此,要注重報告的結構、PPT設計、現場表現,這些都離不開充分的準備。

        報告的結構

        在組會上,學生往往只是匯報自己近期的實驗結果,而不介紹研究背景。這是因為,導師已經很熟悉研究背景,或者學生在前期組會上已經介紹過研究背景。但在作正式報告時,還得把20%的講解時間放在“龍頭”和“鳳尾”。

        “龍頭”就是背景介紹。它把一個具體的研究放在合適的“上下文”中,還能證明開展這個研究的合理性!褒堫^”的基本套路是:首先介紹具體研究所處的研究領域,說明該領域的重要性;其次,簡介這個領域的脈絡,舉出典型的文獻例子;再次,說雖然別人開展了很多研究,但還有什么沒有做;最后,簡短指出——針對文獻中的缺漏,你做了什么!褒堫^”遵循“倒金字塔”結構,從寬廣到具體。

        報告的“豬肚”約占講解時間的80%。如果是講解一個研究工作,那么你可以把“豬肚”分為實驗方法和實驗結果兩部分。另一種情況是講解幾個研究工作。如果這幾個研究工作采用類似的實驗方法,那么你可以先簡述實驗方法,再逐一講解幾個研究工作。而如果這幾個研究工作的實驗方法有較大差別,那么你可以把“豬肚”分為幾個小部分,在每個小部分先簡述實驗方法,再介紹實驗結果。

        報告的“鳳尾”比“龍頭”更簡短,但“鳳尾”能給聽眾一種意猶未盡的感覺。大多數聽眾聽完你的報告,都記不住你的實驗細節和實驗數據,因而你需要給他們一些“能夠帶回家的信息”。在報告的結尾部分,你需要總結出幾個要點,簡述這個研究工作的意義、局限性,并指出后續研究思路!傍P尾”遵循“倒金字塔”結構,從具體到寬廣。

        總之,報告的思路要清晰,要講清楚研究背景、研究思路、研究結果及其重要性。

        PPT設計制作的技術

        作報告不能“想到哪兒就說到哪兒”,而要借助精心設計的PPT設定報告的內容和進程,提升表達效果。PPT設計的總體原則是一目了然,就是讓聽眾看一眼PPT就知道大致意思。

        PPT設計的第一要求是圖文并茂。不能在頁面上堆滿文字,而要把一段文字轉化為幾個簡短的要點,逐條列出,甚至用圖來表達文字信息。但是,頁面上不能只有孤零零的一張圖,而要在圖的旁邊或者以小標題的形式在頁面配以簡短的注解。

        有些學生喜歡在頁面上展示表格,以顯示自己做實驗的“工作量”,但聽眾可能會迷失在一堆數據中,不清楚這個表格能引出什么科學結論。你要學會把表格里的關鍵信息用圖來表示,顯示數據變化的趨勢。至少要用紅框或者紅色的下劃線把表格中的關鍵信息強調出來,并配上簡單的文字注解,讓聽眾能抓住要點。

        PPT設計的第二要求是邏輯清晰。比如:你用一種新方法制備了一種材料,在報告的開頭,你說別人用了幾種方法制備這種材料,這些方法各自有哪些“變種”。于是,你可以像中學語文老師寫板書那樣,用幾個大括號,把這些方法進行分類。除了表示“分類”,PPT頁面還可以表示流程、因果、對比等邏輯關系。比如:在研究中遇到什么問題、你采取了什么方法、最終得到什么結果,這就是一種邏輯關系。

        PPT設計的第三要求是要精簡。作一場45分鐘的學術報告,準備40-45頁PPT足矣。要突出重點、有詳有略。比如:你用一兩個關鍵的實驗證據已經能夠證明一個要點,那么其他輔助證據只需要一筆帶過即可。舉例時要注意選取典型例子(即注意“剪輯”),不要把你知道的例子都“傾倒”到PPT中。

        PPT設計有很多技巧。大家可以閱讀《和秋葉一起學PPT》《說服力:讓你的PPT會說話》《說服力:工作型PPT該這樣做》等書籍,并反復操練。

        報告者的現場表現

        你需要一開始就抓住聽眾的注意力。一個技巧就是找到你的報告和日常生活、新聞的聯系。比如:我曾作了一場關于“研究生師生矛盾及化解對策”的報告。一上來,我就講到新聞曝出的“研究生師生矛盾”的極端案例,由此引出報告的主體內容。

        在報告的過程中繼續吊住聽眾的興趣。有研究表明,聽眾的注意力在報告開始時最集中,之后注意力快速下降,并維持在低水平。因此,你需要采用某些方法提升聽眾的注意力。

        我曾邀請一位人力資源經理到我們學校作有關職業發展的報告。他用抑揚頓挫的聲音說話,講到關鍵之處,還會突然沉默兩三秒。他還在中途拋出幾個問題,讓學生回答。學生自信地說出答案,他卻說大家都沒有答對,于是聽眾期待他的解答。而當一位學生答對時,他從包里拿出一個小獎品,走到學生跟前,把獎品送給學生。

        作學術報告不用像開演唱會這么活躍,但至少,你可以做以下幾件事。首先,要抑揚頓挫地說話,讓聽眾感受到你的激情。其次,增加和聽眾的視線接觸。當面對一群聽眾時,你要慢慢掃視現場,而不能只是盯著某幾個聽眾。再次,觀察聽眾的體態語言,當他們昏昏欲睡或者頻頻看手表時,你可以通過提問等方式加強和聽眾的互動。而當聽眾表現出困惑時,你可以問他們“哪兒聽不懂”,也可以詳細講解剛才說的內容。

        不要超時。一場學術報告不僅有報告,還有問答環節。一個國際會議有很多平行的分會場,每個分會場都有作報告的時間表,比如你的報告被安排在上午9點到9點30分,下一個報告被安排在9點30分到10點。有的聽眾聽完你的報告,就到隔壁分會場聽別的報告。如果你作報告超時了,那么這不但影響你們分會場的下一位報告者,也會影響想去別的分會場接著聽報告的人,聽眾也會不耐煩。

        回答問題時,要等提問者說完了,停頓一下再回答,而不要粗暴打斷提問者的話。如果你沒有聽清楚問題,可以要求提問者再說一遍,或者說:“如果我沒有理解錯的話,你的問題是……對嗎?”回答問題還要簡短、抓住要點,一般在一分鐘之內解決一個問題。

        報告的準備

        報告的表現和準備的充分程度相關。我一般在收到作報告的通知后,就馬上著手準備。首先,構思這場報告要講什么,列出提綱。接著,著手準備PPT,然后反復修改。上述兩個步驟就能花去我近一周的時間。完成PPT初稿,我就不擔心了,等過了幾天有了新的想法,再打開文檔,繼續修改。這個過程就像是我給報刊寫稿,精雕細琢,思路也會更清晰。

        報告者不但要提前準備PPT,還要考慮聽眾對象以及作報告的深度。比如給市民作科普報告,有可能你講得太深,以至于他們聽不懂。但也有可能反過來——有一次我去復旦大學附屬小學給四年級學生講“能源與環境”,講到煤、石油、天然氣的形成,發現很多學生已經知道了,我只能臨時加深報告內容。

        很多學生站在講臺上會很緊張。一個應對技巧就是事先把報告開始后一分鐘的“臺詞”背出來。這是因為,有人發現報告者的緊張程度在報告開始時最大,隨后迅速下降。當你順利說出開場白,看到聽眾都在認真傾聽時,你就能自然地說下去。

        以前讀博士時,我在作報告前,對著電腦屏幕反復試講。這當然有用,但我反復試講后,越講越流利,以至于在正式作報告時,一場45分鐘的報告,30分鐘就講完了。

        作報告之前不但需要準備PPT和試講,報告者還需要提前到達報告現場,調試話筒、電腦、投影儀等設備,和主辦方、聽眾展開互動,進一步了解聽眾已經了解什么知識、現在想聽什么。熟悉現場之后,你就不會那么緊張了。

        在正式場合作報告之前,還得把頭發修剪整齊,噴上定型水,并穿上皮鞋和西裝——這不但能給你增添自信,而且聽眾會感到你就像專家一樣,報告的效果也會更好。



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